Компании продолжают конкурировать за прибыль и внимание клиентов, дефицит квалифицированных сотрудников всё больше ощутим, взят курс на импортозамещение. Учитывая данные факторы, подготовка персонала с каждым годом становится более значимой и актуальной темой.
Когда в компании трудится до 100 сотрудников, систематически можно осуществить их подготовку с помощью одного специалиста, но чем больше сотрудников, тем острее вопрос с дистанционным обучением. Организовать дистанционное обучение для любой локации, в любой момент времени позволяют системы управления обучением (LMS – Learning Management System), русскоязычный синоним – СДО – система дистанционного обучения. Также СДО позволяет создать Базу знаний компании, систематически её обновлять и пополнять.
Стоимость внедрения и использования СДО – весомая часть инвестиций в персонал. Именно поэтому, так важно ещё на старте оценить все «за» и «против», «возможности» и «ограничения», после чего выбрать наиболее подходящее для компании решение.
Ниже представлен перечень основных этапов внедрения СДО, чтобы для читателя сделать процесс прозрачным, а также, чтобы создать почву для дальнейшего поиска ответов на вопросы, которые рано или поздно возникнут. Пусть это случится рано, до физического запуска проекта и у лидера будет возможность провести все расчёты «на берегу».
Итак, что необходимо сделать для внедрения системы дистанционного обучения от идеи до полномасштабного использования:
- Изучить решение 7-10 провайдеров, предлагающих необходимый функционал. Не существует идеальной платформы, есть более подходящая под бизнес-процессы компании. И в каждом конкретном случае – это индивидуально.
- Проанализировать полученную информацию, составить карту сравнения опций продукта (Пример см. на рис.1). Оптимально, если критериев будет от 20, так решение будет объективным. Также можно узнать стоимость доработки, если той или иной функции в конфигурации нет.
- Определить размер бюджета, выделенного на продукт.
- Выделить 2-3 приоритетных продукта и опробовать для каждого демо-доступ. Спокойно, методично, каждую функцию. Лучше если на примере своего контента (один курс, несколько файлов Базы знаний).
- Определиться с поставщиком. Запросить референсы, запросить у них отзывы.
- Составить ТЗ и получить от поставщика детальный обсчёт выбранной конфигурации.
- Собрать команду внедрения проекта (минимально: лидер проекта, бизнес-аналитик, администратор СДО).
- Согласовать финальный бюджет в соотношении с приобретаемыми функциями.
- Получить согласование о внедрении со стороны всех заинтересованных подразделений (IT, юристы, финансисты, безопасность, подбор).
- Составить договор, учитывающий различные варианты развития событий; подстраховать компанию и гарантировать ей выполнение обязательств. Учесть постгарантийное обслуживание на период от 6 до 12 месяцев.
- Оплатить первый транш по договору, максимум – до 50%.
- Дождаться от поставщика реализации первого этапа – настройки базовой версии.
- Провести испытание полученной версии продукта. Получить подтверждение от всех стейкхолдеров, заинтересованных в использовании.
- Доработать базовую версию с учетом полученных комментариев в рамках договора.
- Провести повторное тестирование.
- Провести пилотирование продукта на бОльшей группе пользователей, которые уже не задействованы в администрировании, только как пользователи.
- Доработать версию с учетом комментариев от конечных пользователей.
- Запустить продукт для массового использования.
- Подписать акт приема выполненных работ при отсутствии существенных замечаний.
- Оплатить оставшуюся часть.
- Оперативно вносить мелкие исправления, появляющиеся при массовом использовании СДО.
Система управления обучением – значительная инвестиция и, в тоже время, многогранное конкурентное преимущество: снижение текучести кадров, повышение удовлетворенности сотрудников, рост производительности труда, снижение затрат на обучение.
Продумав этапы внедрения от начала до конца, лидер проекта существенно снизит размер вложений при этом получит в распоряжение все преимущества СДО.
