Переход на электронный документооборот — это уже не просто модный тренд, а настоящая повседневная практика. Но когда дело доходит до внедрения таких систем, многие компании остаются недовольны, ведь приходится продолжать дублировать документы на бумаге.
Решение
Решение этой проблемы долгое время было невозможным из-за необходимости массового использования квалифицированной электронной подписи. Подписанные документы должны иметь юридическую силу (а документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», имеют такую силу). Но после того, как эта проблема была решена на государственном уровне при оказании ряда государственных электронных услуг, появилась возможность её решения и в коммерческом секторе.
В частности появилось мобильное приложение «Госключ» (проект Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации: https://www.gosuslugi.ru/goskey), позволяющее подписывать документы на смартфоне.
Именно поэтому наиболее подходящим решением для перехода на полностью электронный документооборот станет комплексный проект, объединяющий решения нескольких вендоров.
Например, в области реализации кадрового электронного документооборота стоят такие задачи: перевод кадровых процессов в электронный вид, защита от потери данных, перевод процессов хранения и уничтожения кадровых документов в электронный вид, а также защита персональных данных организации с точки зрения информационной безопасности.
Для решения этих задач можно обратиться к системному интегратору, такому как компания Геометрия, которая способна внедрить комплекс решений: платформу Битрикс 24, интегрированную с «Госключом» (что позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде, за исключением четырёх наименований), разработку компании Docvision — электронный архив, который включает возможность формирования актов об уничтожении электронных документов, и меры безопасности от коллег по безопасности, которые предоставляют необходимые организационные и технические меры, позволяющие работать с персональными данными без риска получения штрафов от надзорных органов.
Заключение
Таким образом, комплексное решение, представленное в данной статье, помогает компаниям сделать шаг ближе к электронному миру, решая проблему дублирования бумажных документов. Каждый из компонентов решения имеет свои преимущества и в сочетании друг с другом они создают эффективную систему для перехода на электронный документооборот.