Корпоративные порталы появились в бизнес-среде как минимум 20 лет назад, и с тех пор все активнее приживаются в самых разных сферах не только бизнеса, но и госсектора. Зачем и кому может быть нужен удаленный офис? Чтобы ответить на эти вопросы, представим несколько вполне реальных и распространенных в бизнесе ситуаций.
-
Компания имеет широкую сеть филиалов по всей стране, много сотрудников работают “на удаленке”. Коммуникация между филиалами затруднена: сотрудники вне головного офиса о новостях узнают со значительной задержкой или вообще остаются вне новостного поля. Общение между филиалами и удаленными сотрудниками происходит через e-mail, письма могут быть прочитаны не вовремя или вообще затеряться среди остальной почты. По статистике, сотрудники тратят до 30% своего времени на поиск необходимых документов!
Удаленный офис решает проблему информирования удаленных сотрудников сразу по нескольким уровням:
-
общая новостная лента пополняется новостями о структурных изменениях, конференциях, корпоративах, новых коллегах;
-
личная страница сотрудника содержит информацию о его должности, подразделении, контактах для связи.
Пример из практики: при создании корпортала для крупной компании “НафтаГаз” около 90% сотрудников работали на месторождениях, где интернет нестабилен. Было решено внедрять корпоративные сервисы, доступные с мобильного телефона и работающие в офлайне. Информацию о новых проектах, новостях о жизни компании, а также отправка сообщений сотрудниками стала возможна для всех сотрудников. Интранет объединил больше двух тысяч сотрудников, которые никогда не видели друг друга и не общались между собой.
-
Текущие HR и административные процессы в компании решаются лично: за справкой надо идти в отдел кадров или отправлять письмо по электронке, заявления на ремонт/отпуск/снабжение, выдача пропусков - на все это тратится много рабочего времени и моральных ресурсов сотрудников.
Электронные формы на корпортале отлично решают проблему повторяющихся задач. Автоматизируется процесс подачи заявок, текущие задачи переводятся в цифровой формат, процессы оформления справок, отпусков или рабочего графика становятся прозрачными и понятными для всех сотрудников.
Пример из практики: с аналогичными запросами столкнулись при внедрении интранета для специализированной IT-компании. Количество рутинных процессов в ней стремительно росло, но не хватало внутренних коммуникаций, учитывая большое количество филиалов по всей стране. В результате запуска корпоративного портала и автоматизации процессов заказать справки, копию трудовой, подать заявку на отпуск или запросить ремонт техники в офисе теперь можно в два клика, а обработка запросов по всем филиалам происходит автоматически.
-
Сотрудники компании выполняют свои задачи “для галочки”, не видя общей картины, глобальных целей и задач. Отсюда часто выгорание, нежелание развиваться и увеличение текучести кадров.
Согласно опросам, примерно 20% сотрудников вовлечены в жизнь компании. Низкий уровень вовлеченности способствует растущей текучести, что в конечном счете негативно сказывается на успешности всей компании. Удаленный офис может стать отличным способом поддерживать связь внутри организации и мотивировать сотрудников: с помощью корпоративной социальной сети, обучающих модулей, возможности непосредственного общения с руководством.
Пример из практики: корпортал для “НафтаГаз” содержит специальную форму, где можно напрямую задать вопрос руководству, а модуль “Опросы” вовлекает сотрудников к совместному обсуждению актуальных вопросов.
Внедрение удаленного офиса позволит оптимизировать процессы, сделать их прозрачными и понятными для всех сотрудников, снять значительную часть нагрузки с HR-службы, повысить лояльность коллектива. Обойтись без интранета сегодня могут, пожалуй, совсем небольшие компании с неразветвленной сетью сотрудников. Рост и развитие компании, совершенствование бизнес-процессов и успешная конкуренция на рынке без внутренней экосистемы сегодня практически невозможны.
Наталья Краснобаева, CEO&Founder Hopper IT. Эксперт в автоматизации бизнес-процессов.